Как оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника?

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника как оформить

Такая мера практикуется в особых условиях. К ним приравниваются катастрофы, аварии, стихийные бедствия и иные события, несущие угрозу населению (его части). При подобном развитии событий на срок до месяца человеку могут поручить другую работу. Такая норма есть в законодательстве как РФ, так и в белорусском.

В данной ситуации существуют тонкости, знать которые обязан как кадровик, так и руководитель. Да и служащим повышение образовательного уровня пойдет на пользу. Давайте рассмотрим, как производится возложение обязанностей временно отсутствующего работника, на чем следует концентрироваться каждой из сторон процесса.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Помощь со стороны. Если нельзя дополнительно загрузить «своего» сотрудника, можно пригласить для временной замены новые кадры.

Совместительство (внутреннее или внешнее) допустимо применить, если заключается новый трудовой договор, но в этом случае речь идет не совсем о ВРИО. Более универсальным способом может выступить заключение срочного трудового договора (ст. 58 ТК РФ).

Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.

2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника согласно ТК РФ

Естественно, разовое отсутствие работника на пару часов или дней ущерба компании не принесет, но приостановление рабочего процесса на более длительный срок может принести существенные убытки, из-за чего законом и предусмотрена возможность привлечения другого сотрудника на временной основе.

Основой трудовых отношений является принцип обязательного вознаграждения за выполненный объем работы, однако в виду того, что сам принцип замещения и совместительства отличается по характеру, оплата труда также имеет значительные отличия.

Как оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим сотрудником

Но режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Для расчета доплаты за сверхурочную работу бухгалтер «Альфы» рассчитал часовую ставку, исходя из среднемесячного количества рабочих часов. Такой порядок закреплен в Положении об оплате труда организации. При 40-часовой рабочей неделе среднемесячное количество рабочих часов составляет 164,16 часа.

Как оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Как оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, интересует многих работодателей летом, в период массовых отпусков сотрудников. Однако и в остальное время о соблюдении норм трудового законодательства при замещении членов коллектива забывать не стоит. Основные вопросы оформления документации при подмене работников будут рассмотрены в нашей статье.

Во всех случаях замещения отсутствующего работника законодатель требует получения от сотрудника письменного согласия на подмену (исключения оставляют форс-мажоры на производстве и в стране).

При оформлении внутреннего совместительства таким согласием является подписанный работником трудовой договор, в других же случаях трудящийся должен письменно (т. е.

отдельным документом) выразить согласие на замещение.

Как исполняются обязанности временно отсутствующего сотрудника

1. Возможностью исполнять обязанности как по одноименной специальности, так и по прочим профессиональным квалификациям, в пределах компетенции и навыков назначаемого сотрудника.
2. Оба работника должны трудиться у одного работодателя.
3. Не допускается по пустующим рабочим местам.
4. Является оплачиваемой операцией. Сумма доплаты зависит от соглашения между работодателем и исполнителем (статья 151 ТК РФ).
5. Требует письменного согласия сотрудника.
6. Список обязанностей и сроки исполнения устанавливаются дополнительным соглашением.
7. Работодатель или работник вправе досрочно написать отказ от временных кадровых изменений. Это возможно только при наличии письменного предупреждения противоположной стороне, предъявленного за три дня до даты отмены дополнительного соглашения.

Источник: https://ladyjurnal.ru/migratsionnoe-pravo/ispolnenie-obyazannostej-vremenno-otsutstvuyushhego-rabotnika-kak-oformit

Как исполняются обязанности временно отсутствующего сотрудника?

Трудовое законодательство регулирует взаимоотношения между работодателем и работником в любых моментах. Случаются ситуации, когда сотрудник длительное время не может выполнять должностные обязанности в силу уважительных причин.

Это может быть отпуск, больничный лист, длительная командировка, обучение и многие подобные факторы. При этом хозяйственная деятельность работодателя остановиться не может, а, значит, на время отсутствия работника его обязанности должен кто-то выполнять.

Трудовой Кодекс: исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Трудовой Кодекс рассматривает три варианта исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника другим работником этой же компании без освобождения от основных обязанностей:

• совмещение;
• увеличение объема работ;
• исполнение обязанностей.

Статья 60 ТК РФ оповещает, что исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника характеризуется рядом особенностей:

1. Возможностью исполнять обязанности как по одноименной специальности, так и по прочим профессиональным квалификациям, в пределах компетенции и навыков назначаемого сотрудника.
2. Оба работника должны трудиться у одного работодателя.
3. Не допускается по пустующим рабочим местам.
4. Является оплачиваемой операцией. Сумма доплаты зависит от соглашения между работодателем и исполнителем (статья 151 ТК РФ).
5. Требует письменного согласия сотрудника.
6. Список обязанностей и сроки исполнения устанавливаются дополнительным соглашением.
7. Работодатель или работник вправе досрочно написать отказ от временных кадровых изменений. Это возможно только при наличии письменного предупреждения противоположной стороне, предъявленного за три дня до даты отмены дополнительного соглашения.

[box type=»download»] В случае когда сотрудник на определенное время освобождается от своих обязанностей, чтобы выполнять работу отсутствующего коллеги, кадровым специалистом оформляется не замещение, а перевод на другую должность. Порядок и условия такой кадровой перестановки регламентируется статьей 72 ТК РФ.[/box]

Как работать по совместительству?

Совместительством называют объем работ не по своей профессии, на который работник тратит свободное от основной деятельности время. В этом случае дополнительная работа и заработок за нее должны быть регулярными.

Различают совместительство:

• внутреннее, выполняемое сотрудниками в пределах одной организации;
• внешнее, когда специалист работает на нескольких работодателей.

Согласно трудовому законодательству совместительство характеризуется рядом условий:

• в штатном расписании на совместителя устанавливается оклад, а в трудовом контракте обязательно указывается, как будет числиться сотрудник;
• длительность рабочего дня по совместительству при исполнении работником прочих должностных обязанностей ограничена 4 часами или ½ ставки. В нерабочие дни совместитель может работать полную смену;
• за месяц совместитель может отработать не больше половины нормы рабочего времени, установленной законодательством на этот период для конкретной категории профессии;
• оплачивается пропорционально отработке или по прочей технологии, установленной соглашением;
• совместителя включают в график отпусков по срокам, идентичным отпуску у основного работодателя;
• данная форма исполнения трудовых обязанностей регистрируется отдельным договором, табельным номером и строкой в документах учета кадров.

Совместительство выступает формой вторичной занятости и, если позволяет время, может осуществляться одновременно у нескольких работодателей или по нескольким должностям. Все вопросы совместительства регулируются статьями 60, 282-288 ТК РФ.

Особенности совмещения работника во время его отсутствия

В отличие от совместительства совмещение представляет собой дополнительную работу, которую один работник выполняет во время отсутствия другого, наряду со своими основными обязанностями.

Это кадровая перестановка имеет свои нюансы:

• проводится только внутри одного предприятия;
• позволяет совмещать не только себе подобные должности, но и обязанности по другим профессиям;
• выполнение обязанностей проводится параллельно своей работе в пределах установленной продолжительности рабочего дня;
• в обязательном порядке требует двухстороннего согласия;
• сопровождается приказом руководителя и дополнительным соглашением;
• оплачивается работодателем;
• на законных основаниях обе стороны вправе расторгнуть соглашение досрочно с предварительным предупреждением противоположной стороны.

Многие работодатели наряду ежегодным графиком отпусков, составляют самопроизвольный график совмещений. Уже в начале календарного года подготавливается список должностных обязанностей, которые не могут не выполняться для получения эффективных результатов деятельности компании.

Дополнительно просчитываются предполагаемые суммы для оплаты совмещения работников, уходящих в отпуск. Просчитанные плановые выплаты закладываются в бюджет организации на год. Запланированную сумму немного завышают, так как учитывают, что в течение года кадры болеют, учатся и т. п.

Кадровое замещение — что это?

Один из вариантов оформить исполнителя должностных обязанностей временно отсутствующего сотрудника – это провести кадровое замещение.

Самого понятия замещения трудовым законодательством не рассматривается, а потому в отношении этого кадрового процесса в ТК не устанавливается никаких норм.

Закон регламентирует три основных формы замещения:

1. Прием на время специалиста со стороны по срочному трудовому договору. Регламентируется статьей 59 ТК РФ.
2. Кадровый перевод внутри фирмы одного работника на должность другого проводится в порядке, установленным статьей 72 ТК РФ.
3. Возложение на сотрудника должностных обязанностей временно отсутствующего персонала с совмещением собственной работы. Характеристика совмещения расписывается в статье 60 ТК РФ.

[box type=»download»] Все формы замещения имеют совпадающие особенности, а потому многие кадровые работники допускают ошибки, оформляя эту процедуру. Для выбора единственного оптимального способа, важно учесть нюансы, образовавшиеся на момент временного ухода сотрудника.[/box]

Существует замещение особых должностей на время отпуска, в отношении которых существует высокая ответственность.

К таким должностным лицам относятся:

1. Обычно, обязанности уходящего в отпуск руководителя, включая право подписи, возлагаются на его заместителя.

В таком случае доплат не производится. Если проговорить это условие в должностной инструкции, то с зам. директором каждый раз не придется заключать дополнительное соглашение.

В случае когда у директора не предусмотрено заместителей, на его место придется нанять работника со стороны или перевести другого сотрудника фирмы.

Помимо приказа и дополнительного соглашения на заместителя оформляется нотариальная доверенность на ведение дел руководителя.

1. В отношении главного бухгалтера, уходящего в отпуск, действует тот же порядок замещения.

Первоначально, обязанности переходят к его заместителю без дополнительных выплат. К прочим замещающим работникам применяется процедура оформления приказа и дополнительного соглашения. К тому же в приказе оговаривается передача право подписи, если такое рассматривается.

[box type=»download»] К заместителям директора и главного бухгалтера, помимо обязанностей переходит и ответственность. Поэтому за ошибки, совершенные во время исполнения управленческой работы, отвечают те, кто по приказу был назначен на замещение.[/box]

Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы

Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы, образовавшееся по причине производственной необходимости, фиксируется кадровым инспектором приказом по предприятию. Трудовое законодательство не предусматривает границ сроков выполнения временной дополнительной работы.

К тому же сотрудник, исполняющий обязанности другого, параллельно исполняет свои, иными словами, не освобождается от основной деятельности. Сущность такой кадровой операции напоминает процедуру совмещения должностей.

Создание приказа должно сопровождаться внесением сведений:

• должность, к которой привлекается кадр;
• ФИО отсутствующего сотрудника;
• размер доплаты.

Доплата замещающему сотруднику

Согласно статье 151 ТК РФ доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника равняется величине, оговоренной в соглашении сторон.

Поэтому сумма оплачивается по усмотрению руководителя, может достигать 100 % зарплаты отсутствующего работника.

Но, чаще всего, временное исполнение обязанностей, выступает в формате совмещения, а, значит, назначенный сотрудник физически не справится с полным объемом дополнительной работы.

Поэтому в среднем доплаты за совмещение достигают 30-50% от суммы оклада, при этом они фиксируются в коллективном договоре и положениях об оплате труда.

Оплатить добавку за исполнение обязанностей можно:

• в процентном соотношении к заработку;
• в твердой сумме;
• в полном объеме пропорционально отработанному времени.

Что вам  еще нужно знать о процедуре замещения сотрудника?

При проведении кадровой процедуры замещения от сотрудника, который будет исполнять должностные обязанности, в обязательном порядке требуется произвольная форма заявления — согласия.

Скачайте бланк и образец заявления на замещение временно отсутствующего работника.

Пример заявления на замещение во время отпуска.doc

Бланк согласия на замену работника.doc

Образец заявления на замещение сотрудника во время отпуска.doc

Источник: http://ip911.ru/sotrudniki/zamena-sotrudnika.html

Как оформить временное исполнение обязанностей

В силу различных объективных обстоятельств сотрудники могут временно отсутствовать на рабочем месте, не исполняя свои трудовые обязанности. Производственный процесс при этом не приостанавливается, а обязанности отсутствующего субъекта перекладываются на другого специалиста на временной основе.

Обстоятельства, в которых может потребоваться временное исполнение обязанностей на конкретной должности другим лицом

Исходя из положений трудового законодательства, существует перечень определенных обстоятельств, в силу которых сотрудник может отсутствовать на своем рабочем месте, сохраняя за собой при этом должность и заработную плату. К подобным обстоятельствам относятся:

На основании ст. 73 ТК РФ, при наличии медицинской справки, в которой фиксируется положение о необходимости освободить сотрудника от исполняемых им обязанностей на срок до 4 месяцев. При этом работник может переводиться на менее трудную работу или освобождаться от трудовой деятельности в принципе, если он оформит соответствующий отказ от перевода.

Исходя из ст. 114 ТК РФ, ввиду пребывания лица в регулярном ежегодном оплачиваемом отпуске.

Ст. 167 ТК РФ утверждает, что подобное возможно, если субъект находится в командировке, в которую был направлен по распоряжению управляющего аппарата компании.

Исходя из ст. 174 ТК РФ, если сотрудник еще проходит обучение в образовательных учреждениях, и наступает период аттестации или написания и защиты диплома, он может временно отсутствовать.

На основании ст. 256 ТК РФ, в условиях, когда у сотрудницы рождается ребенок, и она оформляет соответствующий отпуск на определенный срок.

Также существуют прочие случаи, в которых сотруднику правомерно не присутствовать на рабочем месте, не утрачивая должность, и не теряя свой средний заработок. К таким обстоятельствам можно отнести исполнение обязанностей государственного присяжного, прохождение медицинских осмотров, периоды донорства, а также дополнительные отпуска вне зависимости от причин их оформления.

Отсутствие сотрудника обуславливает необходимость предприятия заменить пустующую должность временным работником, так как производственный процесс не приостанавливается. Замещение оформляется такими способами:

• на основании ст. 72 ТК РФ, правомерен временный перевод на должность отсутствующего работника иного субъекта;
• исходя из ст. 60 ТК РФ, распределением обязанностей отсутствующего лица на одного или группу коллег;
• в соответствии со ст. 59 ТК РФ, также может быть заключено срочное соглашение с иным сотрудником.

Определение конкретного способа замещения происходит на основании распоряжения управленца, который принимает во внимание множество факторов, от которых зависит продуктивность труда конкретного отдела, где временно отсутствует сотрудник.

В подобной процедуре немаловажное значение имеет информированность о ВРИО и ИО, а также о разнице указанных понятий. В частности, ВРИО (сокращение от «временно исполняющий обязанности) – это форма временной замены одного сотрудника другим.

При этом ВРИО положена дополнительная выплата разницы между окладами официальной и текущей должностей. После окончания периода отсутствия основного работника, ВРИО возвращается на привычную работу.

В свою очередь, ИО – это форма совмещения разных должностей, когда сотрудник исполняет обязанности до утверждения кого-либо другого на рассматриваемую вакансию.

Особенности временного перевода сотрудника для исполнения чужих трудовых обязанностей

Исходя из ст. 72 ТК РФ, работник может быть переведен, включая случаи временного замещения, с последующим правом вернуться к своим должностным обязанностям без корректировок в исполняемых функциях и объеме зарплаты. При этом подобное замещение сотрудников возможно только с письменного согласия того, кто заменяет.

Однако существуют обстоятельства, когда получение согласия подобного субъекта не является обязательным. К подобным условиям относится острая необходимость, чрезвычайная ситуация, в которой требуется труд временно отсутствующего субъекта.

Срок перевода сотрудника без его согласия не может превышать одного календарного месяца.

Также перевод без согласия возможен только на ту должность, которая предполагает такой же квалификационный уровень, как у его основной деятельности.

Если сотрудник будет согласен на перевод, тогда правомерно замещение на должность, чей квалификационный уровень ниже уровня сотрудника.

Впрочем, даже при трудовой деятельности на менее квалифицированной работе, сотрудник не будет получать заработную плату в меньшем объеме, чем это предполагала его основанная должность.

Если переведенный кадр не выходит на работу или осуществляет любой иной дисциплинарный проступок, это также может являться основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности.

Порядок привлечения другого сотрудника для исполнения им чужих обязанностей без отрыва от основной деятельности

Ст. 60 ТК РФ регулируется совмещение должностных обязанностей разных должностей, то есть регламентируется труд на вверенной временной должности без отрыва от основной трудовой деятельности. Такая процедура оформляется внутренним документом, в котором фиксируется определенный перечень условий подобного труда подчиненных.

Также основываясь на п. 1-2 ст. 60 ТК РФ, важно соблюдать такие условия:

Управленец должен получить письменное согласие подчиненного на совмещение трудовых обязанностей основной должности и временно ему вверяемой.

Все дополнительные обязанностей должны исполняться сотрудником на протяжении рабочей смены, которая фиксируется положениями внутренних правовых актов. При наличии переработки, оплата деятельности сотрудника фиксируется как сверхурочная и предоставляется в стандартном для таких ситуаций порядке.

Перевод должен осуществляться в той же компании, где располагается основное трудовое место сотрудника.

За исполнение чужих обязанностей сотруднику предполагается доплата. Конкретный объем выплаты зачастую является результатом индивидуальной договоренности между руководителем и подчиненным.

Источник: http://po-mere.ru/kak-oformit-vremennoe-ispolnenie-obiazannostei/

Как оформить временное замещение отсутствующего сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Порядок оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника зависит от того, кто будет привлечен к такой работе. Для этого работодатель может привлечь:

• гражданина, не являющегося сотрудником данной организации (ст. 59 ТК РФ);

• другого штатного сотрудника (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).

Если для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника организация нанимает гражданина, не состоящего в ее штате, то заключите с ним срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4413-6).

Если обязанности временно отсутствующего сотрудника будет выполнять другой штатный сотрудник, то организация может привлечь его посредством:

• совмещения профессий (должностей);

Временное замещение и совмещение

Совмещение устанавливается, когда в организации вакантна штатная должность. А временное замещение устанавливается, когда сотрудник, занимающий должность, временно отсутствует. Например, в связи с:

• повышением квалификации и т. п.

Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.

https://www.youtube.com/watch?v=8OvRLjjj2Y0

Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Продолжительность рабочего времени

Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Доплата

При временном замещении должностей сотруднику дополнительно к его заработку положена доплата (ст. 151 ТК РФ). Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы.

Документальное оформление

Перед оформлением временного замещения организация должна получить письменное согласие замещающего сотрудника. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

• работу по должности, ее содержание и объем;

• размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);

• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

Совет: если организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».

На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении). Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме.

В некоторых случаях при временном замещении с сотрудником нужно дополнительно заключить договор о полной материальной ответственности (ст. 241–243 ТК РФ).

При необходимости сведения о временном замещении можно указать в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника по форме № Т-2.

Организации также вправе применять самостоятельно разработанную форму личной карточки (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Пример оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (временного замещения)

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издал приказ о временном замещении.

Материальная ответственность

При временном замещении нужно заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудниками:

• непосредственно обслуживающими или использующими деньги (товар) или иное имущество, принадлежащее организации;

• достигшими 18-летнего возраста;

• должность или работа которых отнесены к числу допустимых для заключения подобного договора.

Полный перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Трудовая книжка

В трудовую книжку сотрудника сведения о временном замещении профессий (должностей) не вносите.

Это связано с тем, что временное исполнение обязанностей не относится к сведениям о работе, которые необходимо вносить в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п.

 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, раздел 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Досрочное прекращение работы

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от временного замещения профессий (должностей), а работодатель – досрочно отменить поручение о выполнении работы.

О досрочном прекращении работы в режиме временного замещения сотрудника нужно письменно предупредить не позднее чем за три рабочих дня.

Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три дня. Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/trudovye_otnoshenija/kak_oformit_vremennoe_zameshhenie_otsutstvujushhego_sotrudnika/116-1-0-1783

Исполняющий обязанности: кто это и как регулировать его труд?

Не прочитано

Право и практика / Условия труда

Обязательно ли документально оформлять исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим работником?

– Да, обязательно.

Нужно ли заключать с работником договор о полной материальной ответственности при замещении материально ответственного лица?

– Да, нужно.

Обязательно ли прописывать в учредительных документах организации порядок замещения генерального директора?

– Нет, не обязательно.

В любой организации время от времени возникает ситуация, при которой необходимо временно подменить отсутствующего работника.

Все мы люди: и руководители, и подчиненные периодически болеют, уезжают в отпуска и командировки. Работа, однако, должна идти своим чередом.

В этой статье мы рассмотрим, каким образом можно оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего работника другим сотрудником.

Что такое исполнение обязанностей?

Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью1.

Нормативные акты на эту тему были разработаны достаточно давно и более современных актов на данный момент времени нет, что допускает различные подходы к оформлению рассматриваемой ситуации на практике.

Чтобы заменить временно отсутствующего работника, можно:— заключить срочный трудовой договор с новым сотрудником;— привлечь своего работника на условиях внутреннего совместительства;— временно перевести другого работника на эту работу;

— поручить другому работнику выполнение дополнительных обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Представляется, что понятие «исполняющий обязанности» будет применимо только к двум последним из указанных вариантов разрешения проблемы.

Казалось бы, если сотрудник отсутствует временно, зачем документально оформлять временное выполнение его обязанностей другим работником? Однако в кадровой работе мелочей не бывает, и неоформленное замещение или перевод могут впоследствии привести к большим неприятностям, особенно когда дело касается передачи полномочий руководителя организации или материально ответственного лица.

Оформляем замещение отсутствующего работника

Согласно статье 722 Трудового кодекса, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, – до выхода этого сотрудника на работу.

Для того чтобы осуществить подобный перевод, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору работника и приказ о переводе работника на другую должность (форма № Т-5).

Следует отметить, что в трудовую книжку запись о временном переводе на другую работу не вносится. Однако эти сведения следует отразить в личной карточке работника (форма № Т-2). Оплата труда временно переведенного работника производится на основании соглашения, заключенного между ним и работодателем.

Иногда целесообразнее бывает делегировать работнику полномочия временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы (ст. 602ТК РФ). При этом срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Это уместно, в частности, когда период отсутствия работника непродолжителен или когда круг должностных обязанностей сотрудника не слишком велик (например, в случае непродолжительной болезни системного администратора его может подменить инженер-программист).

Следует обратить внимание, что дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия, такая работа может выполняться им только в течение установленной продолжительности рабочего дня и за дополнительную плату. Размер доплаты при этом устанавливается по соглашению работника и работодателя с учетом содержания и объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).

Исполнение обязанностей материально ответственного лица

Когда отсутствующий работник – материально ответственное лицо, следует особенно внимательно подойти к оформлению процедуры передачи полномочий.

С сотрудником, исполняющим обязанности материально ответственного лица, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности2 (иначе замещающий работник не будет нести полную материальную ответственность за вверенные ему ценности). Такой договор будет действителен только на время замещения основного сотрудника.

До заключения договора о полной материальной ответственности следует провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, результаты которой оформляются актом3, по которому имущество будет передано временно исполняющему обязанности работнику.

Необходимо помнить, что договоры о полной материальной ответственности допустимо заключать только с работниками (это, например, кассиры, кладовщики, экспедиторы), непосредственно обслуживающими или использующими материальные ценности (ст. 244 ТК РФ)4.

Ошибка	Как правильно
Часто работникам поручают исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника, не оформив это документально и не предусмотрев соответствующую доплату за это.	Исполнение работником обязанностей временно отсутствующего сотрудника допускается только с его письменного согласия (ст. 602 ТК РФ) и за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ).
Что будет, если…Выявить такое нарушение на практике довольно трудно. Но если в результате проверки контролирующий орган все-таки установит такое нарушение, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (с наложением штрафа от 30 000 до 50 000 рублей либо административным приостановлением деятельности на срок до 90 суток).

Исполнение обязанностей руководителя организации

Особое внимание следует уделить юридически грамотному оформлению документов, на основании которых передаются полномочия руководителя. Иначе все юридически значимые действия, принятые исполняющим обязанности руководителя работником, могут быть оспорены заинтересованными лицами.

Если процедура временного замещения руководителя прописана в учредительных документах организации, то издавать специальный приказ по поводу отсутствия руководителя не требуется. В этом случае заместитель приступит к своим временным обязанностям с первого дня отсутствия руководителя организации и прекратит их выполнение с его выходом на работу.

Предположим, что ни эта, ни какая-либо другая процедура передачи полномочий руководителя в учредительных документах не предусмотрена. В таком случае порядок временной передачи прав и обязанностей руководителя может быть прописан в трудовом договоре генерального директора или дополнительном соглашении к нему.

Если должность заместителя генерального директора в организации не предусмотрена, приказом руководителя компании определенный сотрудник может быть назначен временно исполняющим его обязанности (образец приказа о временном исполнении обязанностей генерального директора см. ниже).

В мотивировочной части приказа следует указать причину отсутствия руководителя и размер доплаты.

Передача заместителю полномочий генерального директора по представлению интересов компании в отношениях с третьими лицами осуществляется на основании доверенности (образец в электронной версии статьи) с учетом требований Гражданского кодекса (ст. 185–189 ГК РФ).

При этом следует помнить следующее: – доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руково дителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации; – доверенность, в которой не указана дата ее совершения, – ничтожна; 

– срок действия доверенности – не более трех лет (если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения).

Запомните главное 

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Екатерина ЩЕТИННИКОВА, 

инспектор по кадрам компании «ВВЛ Корп.», представительство в России (г. Королев): 

– Если процедура замещения руководителя прописана в учредительных документах (например, в уставе общества), то в этом случае издавать отдельный приказ не требуется. При этом заместитель приступит к исполнению временных обязанностей с первого дня отсутствия руководителя и прекратит их выполнение с его выходом на работу.

Екатерина ДОБРИКОВА, 

эксперт журнала «Кадровое дело»: 

– Срок, в течение которого работник может исполнять обязанности другого временно отсутствующего сотрудника, определяется с письменного согласия самого работника. При этом работник имеет право досрочно отказаться от исполнения порученных ему в связи с этим обязанностей, письменно предупредив об этом работодателя не позднее чем за три рабочих дня.

 

Документы в тему

ДокументПоможет вам

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата)	Правильно оформить исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника
Разъяснение Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС № 30/39 от 29 декабря 1965 г. «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение)	Уточнить понятие временного заместительства отсутствующего сотрудника
Постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (далее – Постановление Минтруда № 85)	Составить договор с лицом, замещающим материально ответственное лицо

Источник: https://e.kdelo.ru/211908

Оформление возложения обязанностей временно отсутствующего работника

Постановление полностью утратило силу (Постановление Правительства РФ от 10.03.2009 N 216). Тем самым руководители организаций и их заместители также получили право на совмещение должностей.

Если руководители высшего или среднего звена обязаны совмещать должности согласно трудовому договору или в соответствии с должностной инструкцией, то теперь для них нет никаких ограничений на доплату за совмещение. Поэтому по решению уполномоченного органа организации (совета директоров, руководителя организации) им можно производить такую доплату».

То есть в настоящее время установление доплаты руководящему составу организации за время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника по должности остается на усмотрение работодателя.

Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника?

Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями согласно подписанного трудового договора как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение. Поводы для введения сотрудника для ВРИО Отсутствие сотрудника на работе, когда потребуется его временная замена, может быть вызвано различными причинами:

• любой отпуск (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
• командировка;
• больничный лист;
• возложение общественных или государственных обязанностей (избирательная комиссия, занятость в качестве присяжного и пр.);
• любые другие обстоятельства неявки на работу, в том числе и не выясненные.

Три вещи, без которых невозможно ВРИО Для того, чтобы замена работника была законной, нужно одновременное соблюдение трех условий.

Как оформить временное исполнение обязанностей другим сотрудником

Варианты временной замены ТК РФ предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения сотрудника к временному исполнению дополнительных обязанностей.

1. Своими силами. Используя собственные ресурсы фирмы, можно возложить дополнительные трудовые функции на согласного и подходящего для этой цели постоянного сотрудника. При этом следует учитывать важный нюанс:
   • если работнику поручили выполнять в дополнение к своей должности точно такие же, но дополнительные обязанности, такая замена будет проведена в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работы;
   • если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, речь пойдет о внутреннем совмещении.

   ВАЖНО! Работодателю следует трезво оценивать возможности сотрудника выполнять дополнительную работу вне своей основной должности.

2. Перевод на время.

Как исполняются обязанности временно отсутствующего сотрудника?

Приказ о возложении на заместителя руководителя обязанностей отсутствующего руководителя нужен, только если у него несколько замов по разным вопросам, а замещать руководителя будет только один из них.В трудовом договоре с замом или его должностной инструкции также необходимо отразить, имеют ли замы право подписи договоров, финансовых и других документов в этот период.

Если это не оговорено, а право подписи на время отпуска заму нужно предоставить, то можно издать приказ о наделении зама полномочием на подписание документов или выдать заму доверенность (Статья 185 ГК РФ).Если заму на время отпуска предоставляется и право подписи финансовых документов, то нужно оформить временные банковские карточки с образцами его подписи (Пункт 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.

09.2006 N 28-И).

Как оформить возложение обязанностей

приложение 5). 3. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, работнику может быть поручена дополнительная работа (ст. 602 ТК РФ). Вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительной работы решается по соглашению сторон трудового договора (см.

Один работник на двух стульях

• в исключительных случаях персонал может совмещать должности более месяца, но это должно быть заранее оговорено в дополнительном соглашении. Закон разрешает продлить срок до одного календарного года.

В любом случае от совмещающего лица, в отдел кадров должно поступить заявление на согласие исполнять обязанности временно отсутствующего работника. для проведения операции замещения работник должен письменно указать предложение исполнять дополнительный объем обязанностей.

Официальные причины, по которым работник может временно не посещать свое рабочее место:

• оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск;
• больничный лист;
• получение образования;
• длительная командировка.

В связи с отсутствием работника, и по причине того, что производственный процесс остановиться не может, его обязанности должен кто-то выполнять.

Критерий Замещение Внутреннеесовместительство Временныйперевод Время выполнениядополнительнойработы В течениерабочего днянарядус основнойработой За пределами рабочегодня, но не более 4 чв день В течениерабочего дняс освобождениемот основнойработы Оформление Дополнительноесоглашениек трудовомудоговору Отдельный трудовойдоговор Дополнительноесоглашениек трудовомудоговору Размер оплаты Определяетсяпо соглашениюмежду работникоми работодателем Оплачивается:(или) пропорциональноотработанному времени;(или) в зависимостиот объема выполненнойработы;(или) на условиях,определенных трудовымдоговором Оклад (тарифнаяставка)по выполняемойработе Записьв трудовойкнижке Не вносится Вносится по просьбеработника Не вносится Конечно, выбор за вами. Но все же замещение, пожалуй, самый оптимальный из трех вариантов на время отпуска.

Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника

Например, при уходе в отпуск одного из работников бухгалтерии его обязанности могут быть возложены на любого другого бухгалтера (с его согласия), за счет чего у последнего фактически просто увеличивается объем работы.

Примерно такая же ситуация возникает, например, при возложении обязанностей курьера, пребывающего в отпуске, на секретаря. Однако в этом случае увеличение объема происходит уже за счет выполнения обязанностей работника иной профессии.

Временное замещение отсутствующего работника вновь принятым на работу В случае длительного отсутствия основного работника на рабочем месте на законных основаниях целесообразно прибегнуть к заключению срочного трудового договора с новым специалистом.

Данная процедура законодательством допускается (ч. 1 ст. 59 ТК) и регулируется общими нормами главы 11 ТК о порядке оформления трудовых отношений.

Важно Документальное оформление Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов. В нем указываются все реквизиты, как полагается.

Еще необходима ссылка на соответствующую статью ТК.
В качестве основания указывается приказ или иной документ, характеризующий причину отсутствия должностного лица и докладную записку начальника подразделения. Приведем пример: «На основании ст.

67 ТК РБ и в связи с отсутствием на рабочем месте секретаря руководителя Иващенко С.Н.:

1. Исполнение обязанностей секретаря руководителя возложить на специалиста по кадрам Ищенко Р. Т. с ее письменного согласия на период (указать) с сохранением ответственности за выполнение основной работы.
2. Бухгалтерии производить доплату Ищенко Р.Т.

Существуют и иные случаи, когда работник может не присутствовать на рабочем месте с сохранением последнего, в том числе на более короткий срок.

К ним можно причислить исполнение обязанностей присяжного заседателя (равно как и иных общественных и государственных обязанностей, установленных законом), прохождение медицинских осмотров, сдачу донорской крови, дополнительные отпуска при наличии ребенка-инвалида и др.

В таких ситуациях обязанности отсутствующего работника должен выполнять кто-то другой.
Оформить замещение можно различными способами:

• временным переводом другого работника на место отсутствующего (ст. 72.2);
• возложением обязанностей отсутствующего сотрудника на одного из его коллег без перевода (ст. 60.2);
• заключением срочного трудового договора с другим работником (ст.

Источник: https://law-uradres.ru/oformlenie-vozlozheniya-obyazannostej-vremenno-otsutstvuyushhego-rabotnika/