Должностная инструкция исполнительного директора
| [организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия] | Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждатьдолжностную инструкцию][число, месяц, год]М. П. |
Должностная инструкция исполнительного директора [наименование организации, предприятия]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Исполнительный директор относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется генеральному директору организации (предприятия).
1.2. На должность исполнительного директора принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей отрасли не менее [значение] лет.
1.3. Исполнительный директор принимается и увольняется с работы решением [общего собрания учредителей или иного органа организации, предприятия].
1.4. Исполнительный директор должен знать:
– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие административно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность организации (предприятия), постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующей отрасли;
– методические и нормативные материалы других органов, касающиеся деятельности организации (предприятия);
– профиль, специализацию и особенности структуры организации (предприятия);
– перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и организации (предприятия);
– налоговое и экологическое законодательство;
– трудовое законодательство;
– порядок составления и согласования бизнес-планов административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности организации (предприятия);
– рыночные методы хозяйствования и управления организацией (предприятием);
– основные принципы и методы прогнозирования;
– порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;
– порядок разработки и заключения трудовых договоров (контрактов);
– порядок разработки и заключения отраслевых тарифных соглашений, коллективных договоров и регулирования социально-трудовых отношений;
– конъюнктуру рынка;
– научно-технические достижения и передовой производственный опыт в соответствующей отрасли;
– управление экономикой и финансами организации (предприятия);
– организацию производства и труда;
– правила проведения проверок и документальных ревизий;
– основы делопроизводства;
– этику делового общения;
– психологию деловых отношений;
– принципы, методы управления персоналом;
– стратегические и маркетинговые аспекты управления;
– правила и нормы охраны труда;
– [Вписать нужное].
1.5. Профессионально важные качества: [перечислить качества].
1.6. Во время отсутствия исполнительного директора его обязанности исполняет [должность, Ф. И. О.].
2. Должностные обязанности работника
На исполнительного директора возлагаются следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществление руководства повседневной финансово-хозяйственной деятельностью организации (предприятия) в соответствии с учредительными документами.
2.2. Организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений организации (предприятия), принятие мер по повышению эффективности работы организации (предприятия).
2.3. Осуществление руководства всеми функциональными подразделениями организации (предприятия) через подчиненных ему руководителей этих подразделений.
2.4. Обеспечивает:
– выполнение приказов, распоряжений вышестоящего руководства организации (предприятия);
– внедрение и соблюдение утвержденных положений, нормативов, инструкций;
– организацию работ всех подразделений по реализации утвержденных планов;
– ведение учета выполнения плановых заданий;
– проверку выполнения сроков предоставления отчетных и других документов.
2.5. Организация административно-хозяйственной деятельности на основе широкого использования новейших технологий, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.6. Совместно с генеральным директором разработка и внедрение, а также совершенствование методов управления организацией (предприятием).
2.7. Участие в разработке стратегии организации (предприятия).
2.8. Планирование потребностей организации (предприятия) в ресурсах и инструментах.
2.9. Контроль и совершенствование бизнес-процессов.
2.10. Составление бюджета для всей организации (предприятия).
2.11. Осуществление управления всеми операциями организации (предприятия) с точки зрения контроля финансов.
2.12. Проведение регулярного финансового и экономического анализа деятельности организации (предприятия). Информирование о результатах анализа вышестоящего руководства.
2.13. Разработка и построение организационной структуры.
2.14. Осуществление планирования потребностей организации (предприятия) в персонале, принятие решения по приему и увольнению сотрудников.
2.15. Принятие мер по обеспечению организации (предприятия) квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.
2.16. Обеспечение соблюдения трудовой и производственной дисциплины, способствование развитию трудовой мотивации, инициативы и активности персонала организации (предприятия).
2.17. Контроль за разработкой и внедрением схем поощрения персонала в зависимости от приоритетов организации (предприятия).
2.18. Обеспечение правильного сочетания экономических и административных методов руководства в обсуждении и решении вопросов материальных и моральных стимулов повышения эффективности деятельности, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.
2.19. Представление интересов организации (предприятия) в органах государственной власти и во взаимодействиях с партнерами.
2.20. Обеспечение выполнения предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.
2.21. Защита имущественных интересов организации (предприятия) в судах, органах государственной власти и управления.
2.22. [Вписать нужное].
3. Права работника
Исполнительный директор имеет право:
3.1. Вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию работы организации (предприятия).
3.2. Самостоятельно принимать решения и организовывать их выполнение сотрудниками организации (предприятия) в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять интересы организации (предприятия) во взаимоотношениях с физическими и юридическими лицами, органами государственной власти и управления.
3.4. Действовать от имени организации (предприятия) без доверенности.
3.5. Открывать расчетный и другие счета в банковских учреждениях.
3.6. Распоряжаться средствами и имуществом организации (предприятия) с соблюдением требований соответствующих нормативных актов, устава организации (предприятия).
3.7. Заключать трудовые договоры (контракты).
3.8. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство и пр.
3.9. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.10. На дополнительный к основному отпуск.
3.11. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.12. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством.
4. Ответственность работника
Исполнительный директор несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
4.4. Исполнительный директор несет персональную ответственность за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, Уставом организации (предприятия), иными нормативными правовыми актами, а также: – за результаты деятельности организации (предприятия);
– за несвоевременное или недостоверное предоставление информации о выполнении планов работ подразделениями организации (предприятия);
за ежедневное управление и дальнейшее развитие организации (предприятия);
– за составление бюджета, за прибыль и убытки как всей организации (предприятия), так и в рамках конкретных проектов;
– за необеспечение соблюдения работниками подчиненных отделов трудовой дисциплины.
4.5. [Вписать нужное].
Руководитель кадровой службы
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-ispolnitelnogo-direktora
Должностная инструкция административного директора
Административный директор — должностная инструкция для этого сотрудника нужна, чтобы закрепить его полномочия, очертить круг его обязанностей и установить требования к уровню квалификации кандидата на эту должность. Как подается эта информация и что еще прописывают в должностной инструкции, составляемой для административного директора, будет рассказано далее в статье.
Кратко о должности административного директора
В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:
В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.
Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет.
Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.
Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.
Примерная структура должностной инструкции административного директора
При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:
- Общие положения.
- Функции.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.
Общие положения
Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы.
Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом.
В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.
Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность.
Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется.
Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.
Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).
Функции административного директора
Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:
- контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
- работа с административно-хозяйственной документацией;
- поиск помещений для размещения офиса и производства;
- обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
- подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
- принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.
В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.
Должностные обязанности административного директора
При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:
- организация табельного учета;
- ведение графика отпусков;
- контроль трудовой дисциплины;
- доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
- контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
- контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
- организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
- контроль за обеспечением сохранности имущества;
- осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
- организация уборки помещений и прилегающей территории;
- организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
- проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
- оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
- участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.
Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.
Права административного директора
Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:
- предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
- издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
- вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
- заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
- вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.
Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.
Ответственность административного директора
В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:
- за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
- за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
- за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.
В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей.
Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа.
Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.
Источник: https://sparmoscow.ru/dolzhnostnaja-instrukcija/dolzhnostnaya-instrukciya-administrativnogo-direktora
Должностная инструкция начальника административного отдела
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность начальника административного отдела ОАО «Компания» (далее предприятие).
1.2 На должность начальника административного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требо-ваний к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профессии не менее 3 лет.
1.3 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам.
1.4 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
— референт генерального директора;
— помощник генерального директора;
— секретарь руководителя;
— пресс-секретарь;
— редактор;
— специалист по работе с документами;
— архивариус;
— инструктор по спорту.
1.5 Назначение, перемещение и освобождение от должности начальника административного отдела осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора.
1.6 В случае временного отсутствия начальника административного отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
1.7 Начальник административного отдела при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
— приказами генерального директора, указаниями, распоряжениями его заместителей;— инструкцией по делопроизводству и работе архива;— установленными на предприятии нормами и правилами;— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
— положением об административном отделе.
2 Должностные обязанности
Начальник административного отдела
2.1 Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.2 Осуществляет контроль исполнения документов и их оформления.
2.3 Организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.4 Обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия.
2.5 Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации.
2.6 Разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности канцелярии.
2.7 Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ.
2.8 Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.9 Должен знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.
2.10 Повышать свой профессиональный уровень, постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.
3 Профессиональные требования
Начальник административного отдела должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;
— единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— документы менеджмента качества.
4 Права
Начальник административного отдела имеет право:
4.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.
4.2 Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
5 Служебные взаимоотношения
5.1 Начальник административного отдела взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений.
6 Ответственность
6.1 Начальник административного отдела несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Начальник административного отдела А.А. Админов
Согласовано:
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев
Источник: https://oformitely.ru/doljnostnaya_instrukciya_nachalynika_administrativnogo_otdela.html
Должностная инструкция директора административного департамента
- Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
- Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
- Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
- Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
- Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
- Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.
Правомочия административного директора Права директора Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов.
Руководит работами по содержанию здания и нормального функционирования инженерных коммуникаций и оборудования. 3.9. Осуществляет разработку и реализацию мероприятий по подготовке здания к осенне-зимнему и весенне-летнему периодам.
3.10.
Важно
Принимает участие в проведении ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных и строительных работ. 3.11. Принимает меры по рациональному использованию кадров и развитию их профессиональных знаний и опыта.
3.12. Участвует в приеме и увольнении работников. 3.13. Осуществляет контроль рационального использования энергоресурсов, оборудования, мебели, материалов, числящихся на учете дирекции. 3.14. Участвует в приеме нового и вышедшего из ремонта оборудования, в реконструкции здания и технического оборудования.
3.15. Участвует в разработке планов текущих и капитальных ремонтов здания и технологического оборудования. 3.16.
Административный директор: должностные обязанности и функции
ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ, ЗНАНИЯ И НАВЫКИ 2.1. На должность административного директора принимается лицо, отвечающее требованиям к квалификации: — имеющее высшее образование, — имеющий практический опыт работы по специальности не менее пяти лет. 2.2.
Административный директор должен знать: — законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность Дирекции; — другие руководящие документы, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания и проведения учебного процесса в здании Дирекции, издаваемые администрацией ГУ-ВШЭ, — организацию табельного учета в ГУ-ВШЭ, — порядок приобретения мебели, оборудования, инвентаря, сантехнического оборудования и пр., — действующее положение об оплате труда, — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Должностные инструкции административного директора
Внимание
Должностные обязанностиНа административного директора возлагаются следующие должностные обязанности:2.1. Осуществление административной поддержки работы офисов компании.2.2.
Руководство административным отделом (офис-менеджер, технический персонал, уборщицы, водители, курьеры, водители, секретари, специалисты по организации корпоративных поездок).2.3. Формирование и эффективное исполнение соответствующих бюджетов; контроль расходов на содержание офиса, организация рабочих мест, планирование офисного пространства.2.4.
Осуществление арендной политики и контроль процессов обслуживания офисов.2.5. Архивация корпоративной документации.2.6. Анализ рынка недвижимости, подбор помещений, осуществление переездов.2.7.
Ведение транспортной политики, разработка требований к техническому состоянию транспорта.2.8. Организация закупок. 3. ПраваАдминистративный директор имеет право:3.1.
Должностная инструкция начальника административно-хозяйственного отдела
Ответственность административного директора В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:
- за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
- за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
- за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.
В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа.
Контролирует обеспечение рациональным питанием персонала АС во время обеденных перерывов, составление графиков отпусков и распорядка рабочего дня работников АС. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов зданий (строений, помещений) АС, а также лифтов, систем освещения, отопления и вентиляции АС.
Организует заключение хозяйственных договоров АС. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря АС. Обеспечивает выполнение работ по благоустройству и содержанию территории АС в надлежащем состоянии.
Обеспечивает исправное состояние зданий (строений, помещений) АС, принимает меры по своевременному их ремонту. Обеспечивает работников АС канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности подчиненных исполнителей.
Права административного директора Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:
- предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
- издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
- вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
- заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
- вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.
Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.
1.2. Административный директор подчиняется непосредственно начальнику Управления административных зданий ГУ-ВШЭ. 1.3.
Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива.
Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя.
Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора. Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией.
Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.
Должностная инструкция руководителя административного департамента
Контролирует соблюдение в здании Дирекции Правил внутреннего распорядка ГУ-ВШЭ, приказов и распоряжений, обеспечивает выполнение их требований. 3.23. Принимает участие в решении вопросов по распределению рабочих площадей между подразделениями ГУ-ВШЭ.
3.24.
Контролирует соблюдение законодательства РФ о запрете курения на территории и в помещениях ГУ-ВШЭ, за исключением специально отведенных мест для курения. Получить полный текст 3.25. Осуществляет контроль за исполнением при работе техники безопасности и за ведением журнала инструктажа по технике безопасности.
3.26.
Осуществляет контакт с руководителями структурных подразделений для решения организационных вопросов. 3.27. Контролирует обеспечение контрольно-пропускного режима в учебных и административных зданиях ГУ-ВШЭ.
3.28. Осуществляет контакт с преподавательским составом для решения организационных вопросов в учебном процессе. 3.29.
Источник: https://1privilege.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-direktora-administrativnogo-departamenta/
Сфера деятельности и обязанности административного директора
Бизнес юрист > Трудовое право > Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности
Должность административный директор — современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.
Основные понятия, характеризующие административного директора
Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно.
Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления.
Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.
Административный директор
Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности.
Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.
Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.
Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией.
Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора.
Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.
Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).
Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.
Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора.
Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.
Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.
Функции должности
В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.
Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:
- активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
- ответственность
- коммуникабельность
- лидерские позиции
- устойчивость к стрессам
При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.
Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.
Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора
Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.
Характеристика должности и ее основные положения
Переговоры
Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.
В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.
Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.
В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.
Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.
Функциональная направленность административного директора
- Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
- Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.
Проведение собеседований
- Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
- Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
- Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
- Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
- Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
- Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
- Организация деловых встреч и проведение совещаний.
- В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
- Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
- Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
- Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
- Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
- Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
- Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
- Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.
Правомочия административного директора
Права директора
Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов.
Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности.
Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.