Выписка из штатного расписания – форма и образец

Как оформить выписку из штатного расписания – образец

Выпиской считается документ, который оформляется в конкретной форме, при этом часть текста переписывается в точности с исходного документа. Запрос на выписку может исходить от проверяющих служб. При данном обстоятельстве заполнение этого документа должно быть согласно регламенту.

Любой трудящийся организации может попросить выписку путем оповещения в письменном виде (статья 62 ТК РФ). При оформлении выписки для сотрудника из штатного расписания, образец которой мы рассмотрим ниже, необходимо указать только информацию, которая имеет отношение к трудовой деятельности конкретного работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

• в Пенсионном фонде;
• в ФСС;
• в налоговой или трудовой инспекции;
• в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.

Форма, нюансы оформления

Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

Можно составлять документ любым из трех вариантов, допустимых по закону:

1. ксерокопия;
2. скан-копия;
3. напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

В документе должна присутствовать необходимая информация:

• В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
• Далее, чуть ниже идет наименование документа. Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.
• После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.
• В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
• В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
• Вторая колонка нужна для наименования специальности. Здесь же необходимо уточнить ее разряд.
• Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
• Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

• Если сотрудник получал какие-либо дополнительные выплаты, то это стоит указать в пятой графе.
• В шестом столбике должен быть зафиксирован общий показатель заработка сотрудника.
• Следующая графа необходима, чтобы сделать примечания.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

Как правильно сделать выписку?

Выписка составляется с учетом определенных правил:

• Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
• Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.
• Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
• Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту. Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

Кто выдает и срок действия выписки?

Выписки выдают обычно сотрудники, которых выбрал руководитель предприятия и написал приказ по этому поводу. Обычно такими людьми оказываются работники отдела кадров. Каждый раз при осуществлении выдачи выписки, данная информация заносится в определенный журнал учета.

Срок действия выписки ограничивается одним годом. Также один год действует и исходный документ расписания штата. Документы находятся в архиве до пяти лет.

Справка о штатном расписании

Справка о штатном расписании необходима для того, чтобы отслеживать имеющиеся движения по штатному расписанию в течение определенного срока.

В данной справке может содержаться информация о том, сколько специалистов присоединилось в штат за определенный период, а сколько единиц было выведено из штата.

Составляет данный документ обычно руководитель отдела кадров и предоставляет его для утверждения руководителю организации. На справке должны стоять две подписи в итоге: начальника организации и руководителя отдела кадров.

Пример справки о штатном расписании можете скачать здесь бесплатно.

Как составить штатное расписание в программе 1С смотрите в видео-ролике:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/vypisku-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets.html

Выписка из штатного расписания

Штатное расписание – это акт, содержащий кадровые сведения о конкретном работнике (кем работает, какой оклад, % надбавки).

Он позволяет обеспечить не персонифицированный учет кадров, поскольку не содержит конкретных фамилий, а только общие сведения о количестве штатных единиц и размере их тарифных ставок (окладов).

Отдельные данные общей сводной таблицы содержит выписка из нее. Как и исходник, она может составляться по форме Т-3 либо в произвольном порядке.

Она может потребоваться:

• сотруднику организации (как правило, для доказательственной базы в суде при рассмотрении трудовых споров);
• для предоставления в налоговую и трудовую инспекции, пенсионный фонд РФ, ФСС в порядке ответа на соответствующие запросы (например, при проверках деятельности организации, определении правильности исчисления трудового (страхового) стажа, размера должностного оклада и так далее);
• для представления в комиссию по организации тендера.

Период ее действия составляет не более 1 календарного года, срок хранения – не более 5 лет. Информация постоянно актуализируется, поскольку на любом предприятии периодически меняется как количество сотрудников, так и размер их окладов.

Кто делает и подписывает выписку из штатного расписания?

Как правило, все вопросы, связанные с составлением и оформлением вышеозначенного документа, в учреждении решают 2 человека:

• работник кадрового отдела. Его сфера ответственности – это правильное написание подразделений предприятия, наименований профессий (должностей), количества ставок;
• бухгалтер. Он отвечает за правильное отображение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок.

Соответственно, своей подписью каждый из этих работников удостоверяет ту часть данного документа, которая имеет отношение к его профессиональной сфере. Если на предприятии действует кадровый отдел, то подпись ставит и начальник отдела кадров, и конкретный исполнитель – кадровик.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Ее унифицированная (единая) форма (так называемая форма Т-3) утверждена следующим нормативным правовым актом — постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Однако, работодатель вправе изменить ее содержание по своему усмотрению, исходя из условий своей работы, либо вести данный документ в произвольной форме.

В целом, для того, чтобы сделать выписку, нужно соблюдать следующий алгоритм:

• верхняя часть документа должна содержать данные работодателя (полное и сокращенное наименование). Например: Общество с ограниченной ответственностью «Агромаш»,ООО «Агромаш»;
• заголовок;
• точная дата, когда был сделан документ;
• реквизиты утверждающего приказа. Например: «Утверждено приказом № 01 от 01 июня 2018 г.»;
• период действия. Например: «Вступило в действие с 01 января 2018 г.»Окончательный срок указывать не следует, поскольку нормативных сроков действия штатного расписания не установлено;
• основная часть, которую следует сделать в точном соответствии с данными исходного документа.
• Для ее получения работнику необходимо заполнить заявление. Как правило, она делается на фирменном бланке до 3 рабочих дней (см. статью 62 ТК РФ). Сама процедура абсолютно бесплатна.

Как сделать выписку из штатного расписания без окладов?

Как указывают многие кадровики, выписка без указания оклада не приобретает юридической силы, поскольку противоречит нормам постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Однако, на практике, такое нередко делают.

Выписка из штатного расписания для тендера

Тендеры на участие в закупках товаров (работ, услуг) проводятся для того, чтобы определить того хозяйствующий субъект, который сможет продать товар (выполнить работу, услугу) наиболее качественно, быстро и, разумеется, недорого.

Для того, чтобы стать участником тендера необходимо предоставить пакет документов, который, среди прочего, должен содержать:

• выписку;
• заверенные копии трудовых книжек (трудовых договоров).

Данные документы предоставляются для того, чтобы удостоверить тот факт, что данный сотрудник работает на предприятии-участнике тендера и может сделать ту работу (услугу), которая составляет предмет тендера.

Образец выписки из штатного расписания форма Т-3

Для того, чтобы сделать выписку по форме Т-3 достаточно скачать ее типовой бланк и внести изменения согласно специфике своей организации.

Форма Т-3 содержит следующие данные:

• наименование организации и номер документа;
• дата составления и срок действия исходника;
• содержательная часть, которая включает в себя 10 столбцов (их количество можно менять).

В последней части прописывают:

• название структурного подразделения, его код;
• должность, квалификация (разряд, категория). Например, педагог высшей категории, плиточник 1 разряда;
• количество единиц в штате организации (включая открытые вакансии и совместителей);
• тарифная ставка (должностной оклад) + премии и надбавки = общая сумма вознаграждения сотрудника за труд по итогам месяца. Оклад зависит от должности работника, а общая сумма вознаграждения – от его профессиональных навыков и умений;
• примечания.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.

В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из штатного расписания .docСкачать образец выписки из штатного расписания .doc

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Образец выписки из штатного расписания

Источник: https://prioritetspb.ru/2018/04/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya/

Образец выписки из штатного расписания в 2019 году – заполнение, скачать бесплатно в excel, что такое и как она выглядит, без окладов

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2019 году.

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную форму Т-3.

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером  запрещено).

Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Скачать бесплатно бланк в excel можно по ссылке.

Для чего нужна

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

• в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
• в ПФР при оформлении пенсии;
• в ФСС для расчета пособий;
• при вступлении в саморегулируемую организацию;
• для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
• в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
• в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.

Кто делает

Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.

В ряде организаций практикуется, что выписку составляет секретарь или за ней следует обращаться в юридический отдел (или к отдельному штатному юристу). Такие правила индивидуальны для каждой рабочей структуры.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

• название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
• занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
• общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
• размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Чем отличается от копии

Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.

Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

Нужно ли писать заявление

Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?

Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

Срок действия

Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).

Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.

Заверение

Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Начиная с 2016 года ставить печать на подобного рода документах не обязательно. Это касается и юридических лиц, а также ИП. Однако ряд организаций проставляет штемпель согласно внутренним правилам работы с бумагами. Законом это не возбраняется.

Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать  все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-vypiski-iz-shtatnogo-raspisanija/

Выписка из штатного расписания – форма и образец. Выписка из штатного расписания образец Как заверить штатное расписание образец

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.

регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).

Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким.

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом.

Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков.

Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Источник: https://musings.ru/pension/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-forma-i-obrazec-vypiska-iz/

Выписка из штатного расписания в 2019: образец, скачать пример и как сделать?

Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.

Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

• название документации;
• дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
• название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
• заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
• примечания;
• занимаемая должность заверившего и его подпись;
• печать для заверки документов.

Скачать образец выписки из ШР в формате .xls

Кто может запрашивать?

Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

• надпись «Верна»;
• дата заверки документации;
• должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

• приказ, согласно которому человек принят на работу;
• выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

• копия выписки из утвержденного ШР;
• документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться  с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/vypiska-c-raspisaniya.html